Passer d’Excel à Odoo : nettoyer les données avant de les importer

Un tableur contient souvent des règles invisibles

Une couleur indique un client à rappeler, une cellule vide signifie parfois « à confirmer » et une abréviation n’est comprise que par son auteur. Importer ces valeurs sans leur sens fait perdre une partie du fonctionnement. Commencez par recueillir les conventions utilisées par l’équipe.

Identifiez les feuilles qui font référence et celles qui ne sont que des copies. Deux fichiers peuvent contenir des versions différentes d’un même dossier. Le choix de la valeur à conserver doit être attribué à une personne qui connaît le métier, pas laissé à un rapprochement automatique fondé sur la date du fichier.

Définir les objets et les identifiants

Séparez société, contact, établissement et dossier. Un même nom ne prouve pas qu’il s’agit du même objet. Utilisez des critères convergents et conservez les cas ambigus pour examen. La fusion agressive crée parfois plus de dégâts que les doublons qu’elle prétend corriger.

Attribuez des identifiants stables et gardez la correspondance avec l’origine. Odoo documente l’usage des identifiants externes pour les mises à jour et les relations. Ils permettent notamment d’éviter qu’un nouvel import soit interprété comme une nouvelle série d’objets.

Pour approfondir : Export and import data — Odoo 19.0 documentation

Normaliser sans inventer

Uniformisez les formats de date, les espaces et les valeurs contrôlées lorsque leur sens est connu. Ne remplacez pas une information absente par une supposition pour satisfaire un champ obligatoire. Adaptez le processus de collecte ou bloquez le dossier jusqu’à clarification.

Conservez une copie de départ et un journal des transformations. Chaque correction importante doit pouvoir être expliquée. Pour les données sensibles, limitez les copies de travail et leurs accès. La préparation ne doit pas créer une dispersion supplémentaire d’informations que l’entreprise cherche justement à centraliser.

Le test qui révèle les relations perdues

Dans un exemple fictif, une entreprise importe correctement ses clients et ses projets. Le comptage est bon, mais plusieurs projets sont reliés à l’établissement principal au lieu de l’interlocuteur opérationnel. Les personnes reçoivent alors des informations qui ne les concernent pas.

Le contrôle doit suivre quelques dossiers de bout en bout : société, contact, projet et documents. Comparez des cas ordinaires et des structures plus complexes. Un résultat de test d’import valide la forme de certaines données ; il ne remplace pas cette vérification métier.

Organiser les corrections et le deuxième passage

Testez d’abord sur une copie. La documentation Odoo avertit qu’un import n’est pas simplement annulable. Préparez une restauration et un plan de correction avant de travailler sur la base utilisée par l’équipe.

Définissez ensuite comment reprendre les changements intervenus dans les tableurs pendant la préparation. Sans règle de gel ou de rapprochement final, des modifications récentes peuvent disparaître. La migration doit préciser le moment où l’ancien fichier cesse d’être la référence.

Pour approfondir : Export and import data — Odoo 19.0 documentation

La qualité attendue doit être proportionnée

Il n’est pas nécessaire de compléter toute l’histoire avant de démarrer. Priorisez les données indispensables aux dossiers actifs et conservez les archives de manière consultable. Un nettoyage sans fin peut retarder le projet sans améliorer le premier parcours.

Demandez à un utilisateur de reprendre un dossier sans son ancien tableur. Ce test montre ce qui manque réellement. StartHub privilégie une qualité démontrée sur le travail quotidien plutôt qu’un indicateur de complétude qui récompense des champs remplis sans preuve.